Thoả thuận bảo mật chỉ bảo vệ thông tin được trao đổi sau khi nó có hiệu lực.
Thông tin bạn đã nói ra trong buổi gặp đầu tiên, khi không khí còn thân mật và chưa ai muốn nhắc tới giấy tờ, thì không có thoả thuận nào ký sau đó cứu được.
Khi nào cần ký
- Trước khi trao đổi chi tiết kỹ thuật với bên ngoài.
- Trước khi gửi số liệu chưa công bố.
- Trước khi cho tham quan phòng thí nghiệm và giải thích quy trình.
- Không cần cho cuộc trò chuyện ở mức khái quát.
Điều khoản quan trọng
- Định nghĩa thông tin nào là bí mật — càng cụ thể càng tốt.
- Thời hạn bảo mật.
- Bên nhận được dùng thông tin vào mục đích gì.
- Ngoại lệ: thông tin đã công khai, họ đã biết trước, hoặc tự phát triển độc lập.
- Nghĩa vụ trả lại hoặc huỷ tài liệu khi kết thúc.
Thoả thuận một chiều hay hai chiều
- Một chiều: chỉ bạn tiết lộ, họ nhận.
- Hai chiều: cả hai cùng tiết lộ.
- Nếu bạn cũng sẽ nghe thông tin của họ, phải là hai chiều.
- Ký một chiều rồi nghe thông tin mật của họ có thể tạo ràng buộc bất lợi.
Bẫy cần tránh
- Điều khoản buộc bạn không nghiên cứu lĩnh vực đó nữa.
- Định nghĩa bí mật rộng tới mức trói cả kiến thức bạn đã có.
- Thời hạn quá dài, hoặc vô thời hạn.
- Đọc kỹ phần định nghĩa — đó là chỗ giấu ràng buộc.
Trong thực tế
- Nhiều cơ sở có mẫu sẵn — dùng mẫu của mình trước.
- Nhờ bộ phận pháp chế xem, kể cả với mẫu ngắn.
- Lưu bản ký, có ngày, ở nơi tìm lại được.
- Ghi lại đã tiết lộ gì, ngày nào, cho ai.
Một điều đáng nhớ
Ghi lại bạn đã tiết lộ thông tin gì, cho ai, vào ngày nào.
Khi có tranh chấp, câu hỏi đầu tiên là thông tin nào đã được trao đổi trong phạm vi thoả thuận — và không ai nhớ được điều đó sau hai năm. Một dòng ghi sau mỗi buổi gặp là toàn bộ công sức cần bỏ ra.
Câu hỏi thường gặp
Thoả thuận bảo mật bảo vệ từ khi nào?
Chỉ từ sau khi nó có hiệu lực — thông tin đã nói ra trong buổi gặp trước đó thì không thoả thuận nào ký sau cứu được.
Khi nào cần ký?
Trước khi trao đổi chi tiết kỹ thuật với bên ngoài, gửi số liệu chưa công bố, hoặc cho tham quan phòng thí nghiệm và giải thích quy trình.
Điều khoản nào quan trọng?
Định nghĩa thông tin nào là bí mật, thời hạn bảo mật, bên nhận được dùng vào mục đích gì, các ngoại lệ, và nghĩa vụ trả lại hoặc huỷ tài liệu khi kết thúc.
Nên ký một chiều hay hai chiều?
Nếu bạn cũng sẽ nghe thông tin của họ thì phải là hai chiều — ký một chiều rồi nghe thông tin mật của họ có thể tạo ràng buộc bất lợi.
Bẫy nào cần tránh?
Điều khoản buộc bạn không nghiên cứu lĩnh vực đó nữa, định nghĩa bí mật rộng tới mức trói cả kiến thức đã có, và thời hạn quá dài hoặc vô thời hạn.